Desde que cambió el marco legal sobre subcontratación en México, trabajar con terceros ya no se trata solo de revisar precios o experiencia. Hoy, cualquier proveedor de servicios especializados o de obras debe estar inscrito en el REPSE, y no cumplir con eso puede poner en riesgo directo a la empresa que contrata.
El problema es que no basta con que un proveedor “diga” que está en regla. Si algo está mal con su registro, la responsabilidad puede recaer en quien lo contrató. Por eso, RRHH, finanzas y compras necesitan saber detectar señales de alerta.
¿Qué es el REPSE y por qué es clave para CEOs y RRHH?
El REPSE es el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas. Lo administra la STPS, y es obligatorio para cualquier empresa que ofrezca servicios u obras que no formen parte del giro principal de su cliente. Para una organización, verificar este registro no es un paso decorativo. Afecta directamente el cumplimiento fiscal, la estabilidad operativa y hasta la reputación frente a inversionistas o autoridades.
Señales de alerta REPSE: Cómo identificar si un proveedor te pone en riesgo
Contratar servicios especializados no solo implica evaluar precio y experiencia. Con la regulación del REPSE, también es indispensable revisar a quién estás contratando y bajo qué condiciones. Identificar señales de alerta a tiempo puede evitar sanciones, auditorías y responsabilidades que terminan cayendo en la empresa contratante. Estas son algunas de las banderas rojas más comunes que conviene tener bien presentes.
1. El proveedor no aparece en el Registro REPSE
Este es el primer foco rojo. Si una empresa ofrece servicios especializados y no tiene registro REPSE, no debería estar facturando ese tipo de servicios. Así de claro. Lo más común es que presenten capturas de pantalla, documentos incompletos o incluso digan que “ya está en trámite”. Eso no basta. Hay que verificar en el portal oficial, y confirmar que aparece el nombre correcto, con folio activo y en el giro adecuado.
2. El registro REPSE del proveedor no coincide con el servicio que ofrece
Otro error común: el proveedor sí tiene REPSE, pero está registrado para un giro completamente distinto al que te está dando. Por ejemplo, aparece como “mantenimiento industrial” pero brinda reclutamiento o maquila de nómina. Esto invalida su cobertura, y si llega una auditoría, la empresa contratante también puede recibir observaciones o sanciones. La pregunta guía es simple: ¿El giro que aparece en el REPSE coincide con el servicio que estamos contratando?
3. Tiene antecedentes de incumplimiento fiscal, laboral o de seguridad social
El REPSE exige que el proveedor esté al corriente en temas fiscales, con el IMSS y con el Infonavit. Pero eso no garantiza que esté cumpliendo bien mes con mes. Antes de cerrar un contrato, conviene revisar sus antecedentes:
- ¿Ha tenido demandas laborales recientes?
- ¿Tiene alguna auditoría abierta con IMSS o SAT?
- ¿Tiene créditos fiscales activos?
Ignorar eso puede llevar a responsabilidad solidaria. Es decir, que la empresa contratante tenga que responder por obligaciones que no le corresponden.
4. Ofrece esquemas sospechosamente baratos o “sin nómina”
Si una propuesta parece demasiado buena para ser cierta, probablemente lo sea. Algunos proveedores ofrecen “ahorros” prometiendo esquemas sin nómina, sin prestaciones o con figuras dudosas (asimilados, honorarios, outsourcing disfrazado). No hay fórmula mágica para bajar costos sin cumplir. Y si el proveedor cae en simulación, la empresa que lo contrató queda directamente expuesta ante la autoridad.
5. Evita compartir contratos, obligaciones o evidencia de cumplimiento
Otro foco rojo: cuando el proveedor no quiere compartir copias de contratos, recibos timbrados, constancias del IMSS o evidencia de sus obligaciones. Hay quien manda la factura y listo. Pero eso no es suficiente para justificar un servicio especializado ante la autoridad. Es clave preguntar: ¿Me entrega documentación clara, actualizada y verificable? Si no puede o no quiere, es una señal para detenerse.
6. El proveedor cambia constantemente de razón social
Cuando un proveedor cambia de razón social cada año, o tiene múltiples empresas a su nombre, vale la pena detenerse. Este patrón puede estar vinculado a devoluciones fiscales dudosas, evasión de responsabilidades laborales o intentos de esquivar inspecciones. Aunque no siempre es un delito, sí es un indicador de riesgo.
¿Qué te puede pasar si eliges mal?
Contratar a un proveedor que incumple con el REPSE o con otras obligaciones puede generar consecuencias serias:
- Multas económicas que pueden superar los cientos de miles de pesos
- Demandas laborales de trabajadores del proveedor que busquen reconocimiento de relación
- Auditorías del IMSS o del SAT a la empresa contratante
- Afectaciones reputacionales, sobre todo si la empresa es pública o trabaja con fondos externos
En pocas palabras: el costo de verificar bien es mucho menor que el costo de corregir después.
Checklist REPSE: Cómo evaluar a tus proveedores antes de contratarlos
Antes de firmar o continuar con cualquier proveedor de servicios especializados, revisa estos puntos básicos:
- Verifica su registro en el portal oficial del REPSE
- Confirma que el giro registrado coincida con el servicio que ofrece
- Solicita constancias del SAT, IMSS e Infonavit vigentes
- Pregunta por sus procesos internos de cumplimiento (timbrado, contratos, seguridad)
- Revisa su historial legal y fiscal
- Evalúa su estabilidad financiera y constancia operativa
- Solicita ejemplos de entregables o reportes previos
- Asegura que sus trabajadores estén afiliados correctamente
El REPSE como herramienta para tomar mejores decisiones
Ver el REPSE solo como un trámite es perder una oportunidad. Cuando se usa bien, es una herramienta para elegir socios más confiables, empresas formales y equipos que no van a poner en riesgo la operación. También protege a los colaboradores que, directa o indirectamente, forman parte del servicio que contratan las organizaciones. No se trata solo de evitar multas. Se trata de construir relaciones comerciales sanas, formales y sostenibles.
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